ある日突然、従業員や退職者から内容証明郵便が届き、未払い残業代を請求されたとき、多くの経営者や人事担当者は大きな衝撃を受けます。
「きちんと給料は支払っていたはずだ」「なぜ今になって残業代を請求されたのか」
と戸惑うことでしょう。しかし、残業代を請求された場面において、企業側が感情的に反応したり、初期対応を誤ったりすることは、企業経営にとって致命的なリスクとなります。

近年、労働者の権利意識の高まりや、インターネット上での情報共有の容易化により、企業が残業代を請求されるケースは急増しています。残業代を請求された場合、企業は労働基準法などの法律に基づき、冷静かつ論理的に対応を進める必要があります。請求を無視することや、慌てて全額を支払うことは、いずれも適切な対応ではありません。

突然の残業代請求！まず確認すべき初動対応の3ステップ

企業側が最も優先すべきことは、事実関係を正確に把握し、冷静に初動対応を行うことです。残業代を請求されたという事実に動揺し、準備不足のまま相手方に連絡を取ることは避けなければなりません。初期段階での対応のミスは、後の交渉や訴訟において企業側に不利な証拠として扱われる危険性があるからです。

残業代を請求される場合、多くは内容証明郵便で請求書が届きます。これは相手方が「本気で争う姿勢」を見せている証拠であり、単なる不平不満の相談とは次元が異なります。したがって、企業側も法的な紛争に発展する可能性を視野に入れ、慎重に足場を固める必要があります。
具体的には、相手方の請求内容を詳細に分析すること、期限を守って誠実に回答すること、そして反論の根拠となる証拠資料を散逸させないことが重要です。

残業代を請求された直後の数日間が、その後の解決までの期間や支払額、解決の難易度を大きく左右します。企業を守るためには、自己判断で動くのではなく、以下の3つのステップを確実に実行することが求められます。

１．請求内容と送付方法（内容証明郵便など）を確認する

残業代を請求された場合、最初に確認すべき事項は、どのような方法で、どのような内容の請求がなされたかという点です。多くの場合、弁護士名義または本人名義の「内容証明郵便（配達証明付き）」で請求書が送られてきます。内容証明郵便は、後日裁判になった際に、残業代を請求したという確定的な証拠となります。

届いた書面の内容は隅々まで確認する必要があります。具体的には、「請求されている金額の内訳はどうか」「対象となっている期間はいつからいつまでか」「請求の根拠としている労働時間は何時間か」「付加金や遅延損害金は請求されているか」といった項目をチェックします。
残業代を請求された書面には、一方的な主張が含まれていることも多々あります。書面に書かれている金額が、必ずしも法的に正しい金額であるとは限りません。まずは相手方の主張を正確に理解することが、反論を構築するための第一歩となります。

２．回答期限を確認し、無視せずに「検討する」旨を連絡する

残業代を請求された書面には、通常「本書面到達後1週間以内に回答してください」「〇月〇日までに指定口座に振り込んでください」といった回答期限が設定されています。この期限は相手方が一方的に定めたものであり、法的な拘束力を持つものではありません。
しかし、残業代を請求された企業がこの期限を完全に無視し、何の連絡もしないことはリスクが高い行為です。無視を続けると、相手方は「誠意がない」と判断し、労働審判や訴訟といった強硬な手段に移行する可能性が高まるからです。

したがって、指定された期限内に「請求書を受け取った」という事実と、今後の対応方針について連絡を入れることが重要です。ただし、この時点で具体的な反論や支払いの約束をする必要はありません。「貴殿からの書面を受領しました。現在、社内で事実関係を調査し、専門家と協議を行っております。〇月〇日を目処に改めて書面にて回答いたします」といった内容を伝えるだけで十分です。残業代を請求されたことに対して、まずは「無視していない」という姿勢を示し、時間を確保することが、冷静な対応を行うための鍵となります。

３．関係資料（就業規則・雇用契約書・勤怠記録）を直ちに保全する

企業が初動対応において最も注力すべき作業は、証拠資料の保全です。残業代請求の争いは、最終的には「証拠」がすべてを決めます。従業員側の主張する労働時間が事実と異なる場合でも、企業側にそれを覆す客観的な証拠がなければ、裁判所は従業員側の主張を採用する傾向にあります。したがって、残業代を請求されたという通知を受け取ったら、直ちに関係するすべての資料を確保し、紛失や改ざんが起きないように管理する必要があります。

具体的に保全すべき資料は、就業規則（賃金規程含む）、雇用契約書（労働条件通知書）、タイムカードや勤怠管理システムのデータ、業務日報、パソコンのログオン・ログオフ記録、交通系ICカードの履歴、メールの送信履歴などです。特に、残業代を請求された対象期間の勤怠記録は、残業代計算の基礎となる最重要資料です。また、就業規則や雇用契約書は、固定残業代制度の有効性や管理監督者の該当性を判断する上で不可欠です。これらの資料を速やかに集め、整理しておくことで、後の交渉を有利に進める準備が整います。

絶対やってはいけない！企業側の「間違った対応」とリスク

残業代を請求されたという事態は、企業にとって大きなストレス要因となります。怒りや恐れから、冷静な判断力を失ってしまう経営者も少なくありません。しかし、感情的な対応や、法律を無視した自己流の対応は、事態を悪化させるだけでなく、企業の社会的信用を失墜させ、経済的にも甚大な損失を招く結果となります。

企業側が陥りやすい「間違った対応」にはパターンがあります。これらの対応をしてしまうと、本来であれば支払う必要のなかった金額まで支払うことになったり、労働基準監督署の是正勧告を受けたり、最悪の場合は刑事罰の対象となったりする可能性すらあります。残業代を請求されたという事実は変えられませんが、その後の対応次第で、最終的な着地点は大きく変わります。
ここでは、残業代を請求された企業が絶対にやってはいけない代表的なＮＧ行動と、その行動が引き起こす具体的なリスクについて解説します。

１．請求を無視・放置する

残業代を請求された企業の中には、届いた内容証明郵便を無視したり、放置したりするケースが見受けられます。しかしそれは、企業にとって最も危険な選択肢の一つです。無視・放置が招く具体的なリスクとして、以下の2点が挙げられます。

• 労働審判や訴訟へ発展するリスク

残業代の請求を企業が無視した場合、従業員側は弁護士を通じて労働審判や通常訴訟を申し立てる可能性が極めて高くなります。労働審判や訴訟になれば、解決までに多大な時間と労力、そして弁護士費用が必要となります。
また、裁判所という公の場での争いとなるため、企業の対応が悪質であると判断されれば、和解交渉においても不利な条件を突きつけられることになります。早期の話し合いで解決できたはずの事案が、無視をしたことによって長期化し、泥沼化することは避けなければなりません。

• 遅延損害金や付加金のリスク

残業代を請求された時点から支払いが完了するまでの期間、未払い額に対して「遅延損害金」が発生します。在職中の従業員への遅延損害金は年3％ですが、退職後の従業員に対しては賃金の支払の確保等に関する法律に基づき、年14.6％という高利の遅延損害金が発生します。無視をして解決が長引けば長引くほど、この遅延損害金は膨れ上がります。さらに、裁判所が悪質だと判断した場合、未払い残業代と同額のペナルティである「付加金」の支払いを命じられるリスクもあります。つまり、残業代を請求された際に無視をすると、最終的な支払額が倍増する恐れがあるのです。

２．感情的になり、その場で支払いを拒絶する

残業代を請求された経営者が、従業員を呼び出して「お前には世話をしてやったのに、こんな請求をするのか」「うちは残業代を出さない方針だ」などと感情的に怒鳴りつけ、支払いを頭ごなしに拒絶することも避けるべきです。このような発言は、録音されている可能性が高く、後の裁判で「パワハラ」や「悪意ある不払い」の証拠として提出されることになります。
残業代を請求されたことに対する怒りは理解できますが、交渉の場では感情を抑え、あくまで事実と法律に基づいて冷静に議論する必要があります。感情的な拒絶は、相手方の敵対心を煽り、解決を遠ざけるだけです。

３．請求してきた従業員に不利益な扱い（解雇・降格）をする

残業代を請求されたことを理由に、その従業員を解雇したり、降格・減給させたり、配置転換を命じたりすることは、法律で厳しく禁止されています。労働基準法をはじめとする労働関係法令では、労働者が正当な権利を行使したことを理由とする不利益取扱いを違法としています。もし、残業代を請求された従業員に対して報復的な人事を行えば、その人事命令自体が無効となるだけでなく、別途、不法行為に基づく損害賠償請求を受けるリスクも生じます。残業代請求問題と人事評価は完全に切り離して考えることが、コンプライアンス上不可欠です。

４．あわてて言い値で全額支払ってしまう

残業代を請求された際の恐怖心から、「早く終わらせたい」と考え、相手方が請求してきた金額を検証せずに全額支払ってしまうことも、間違った対応です。従業員側が計算した残業代は、労働時間を過大に見積もっていたり、本来は残業代の計算基礎に入らない手当を含めて計算していたりすることが多々あります。また、時効が成立している部分まで請求されているケースもあります。残業代を請求されたからといって、その金額が正しいとは限りません。一度支払ってしまった金銭を取り戻すことは極めて困難であるため、必ず弁護士等の専門家に計算の妥当性を確認してから、支払いの可否を判断する必要があります。

支払う必要があるか？請求内容を精査する重要ポイント

残業代を請求された場合、企業側は「言われた通りに支払う」のではなく、「法的に支払い義務がある範囲はどこまでか」を精査する必要があります。日本の労働法制は複雑であり、一見すると残業代が発生しているように見えても、詳細に検討すると支払い義務がない、あるいは請求額が大幅に減額できるケースが存在します。

請求に対し、企業が主張できる反論のポイントは多岐にわたりますが、特に重要なのは「その従業員の働き方」や「給与体系の法的有効性」です。従業員側の主張は、往々にして自身に有利な解釈に基づいています。企業としては、客観的な証拠と法律論を武器に、請求内容の一つ一つを吟味し、不当な請求に対しては毅然と反論しなければなりません。

ここでは、支払額を計算する前に確認すべき4つの重要なチェックポイントについて解説します。これらのポイントを検証することで、請求額を適正な水準まで引き下げられる可能性があります。

１．「管理監督者」に該当するか（名ばかり管理職の問題）

労働基準法上の「管理監督者」に該当する従業員であれば、時間外労働および休日労働に対する割増賃金（残業代）を支払う必要はありません（深夜割増賃金は除く）。残業代を請求された従業員が、店長や部長といった役職者である場合、この管理監督者性が争点となります。
ただし、社内で「管理職」と呼ばれているだけでは不十分です。
管理監督者として認められるためには、「経営者と一体的な立場にあること」「出退勤の自由があること」「その地位にふさわしい待遇（高額な給与等）を受けていること」などの厳しい条件を満たす必要があります。いわゆる「名ばかり管理職」と判断されれば、過去に遡って膨大な残業代を支払うことになります。残業代を請求された従業員の実態が、法的な管理監督者の要件を満たしているか、厳密な再評価が必要です。

２．「固定残業代（みなし残業代）」が有効に機能しているか

多くの企業が導入している「固定残業代（みなし残業代）」制度ですが、これが法的に有効と認められるための要件は非常に厳格です。残業代を請求された事案において、企業が「毎月の手当に残業代は含まれている」と主張しても、裁判所で否定されるケースが後を絶ちません。
固定残業代が有効とされるためには、「固定残業代部分と基本給部分が明確に区分されていること（明確区分性）」や、「固定残業代が何時間分の残業に対する対価なのかが明示されていること」「実際の残業時間が固定残業時間を超えた場合には、差額を支払う合意があること」などが必要です。
就業規則や雇用契約書の記載内容が曖昧な場合、固定残業代の支払いは無効とされ、既払い分も残業代の支払いとは認められず、二重払いを強いられるリスクがあります。

３．労働時間の証拠は正確か（在社時間＝労働時間ではない）

残業代を請求された際、相手方はタイムカードや入退館記録を根拠に労働時間を主張してきます。しかし、タイムカードに打刻された「在社時間」が、すべて「労働時間」であるとは限りません。業務終了後に私用でインターネットを閲覧していた時間、同僚と雑談していた時間、休憩時間などは、労働時間から控除されるべきです。
企業側は、業務日報、パソコンのログデータ、メールの送信履歴などを精査し、従業員が主張する労働時間の中に、業務を行っていない時間が含まれていないかを確認する必要があります。「残業代を請求された金額が高すぎる」と感じる場合、この労働時間の認定において事実と異なる部分が含まれている可能性が高いです。実労働時間を正確に算定し直すことが、適正な解決への鍵となります。

４．残業代請求権の時効（3年）にかかっていないか

残業代請求権には消滅時効が存在します。2020年4月の法改正により、残業代の消滅時効期間は従来の2年から3年に延長されました（当分の間の措置）。残業代を請求された場合、請求の対象となっている期間が、この時効期間内のものであるかを確認する必要があります。
具体的には、内容証明郵便が届いた日（催告の時）から遡って3年以上前の未払い残業代については、時効を援用することで支払いを免れることができます。従業員側が知識不足で、時効にかかっている期間も含めて請求してくることもあります。残業代を請求された企業は、いつの分の給与が請求されているのかを時系列で整理し、時効によって消滅している債権が含まれていないかをチェックすることが不可欠です。

解決までの流れ：話し合いから法的紛争まで

残業代を請求された後、解決に至るまでのプロセスは、大きく分けて「示談交渉」「行政対応」「裁判所での手続」の3段階に進展する可能性があります。ここでは、残業代請求トラブルの解決プロセスを時系列に沿って解説します。

示談交渉

当事者同士（または代理人弁護士同士）による話し合い、いわゆる任意の交渉です。双方が主張と証拠を出し合い、妥当な金額での合意を目指します。この段階で合意に至れば、「合意書」や「示談書」を作成し、解決金を支払うことで紛争は終結します。
裁判所などの第三機関を挟まないため、柔軟な解決が可能であり、解決までの期間も比較的短く済みます。企業としては、ここで法的に適正な金額を提示し、早期解決を目指すことが最良の戦略となります。

労働基準監督署からの調査・是正勧告

従業員が労働基準監督署（労基署）に通報した場合、労基署による調査が行われることがあります。労基署は、企業に対して報告を求めたり、立ち入り調査を行ったりします。調査の結果、法違反（残業代の未払い等）が確認されれば、「是正勧告」が出されます。是正勧告自体に強制力はありませんが、これに従わない場合、送検されるリスクもあります。企業は監督官に対して誠実に対応し、指摘された事項を改善する姿勢を示す必要があります。

労働審判

任意の交渉が決裂した場合、従業員側は地方裁判所に「労働審判」を申し立てることがあります。労働審判は、裁判官1名と労働審判員2名で構成される委員会が、原則として3回以内の期日で審理を行い、調停による解決や、審判を下す制度です。訴訟よりも迅速に結論が出る点が特徴ですが、準備期間が短いため、企業側は短期間で膨大な反論書面や証拠を用意しなければなりません。残業代を請求された企業にとって、労働審判は非常にハードな対応を迫られる手続きです。

通常訴訟

労働審判に対して異議が出された場合や、最初から訴訟が提起された場合は、通常訴訟（裁判）へと移行します。訴訟では、厳密な証拠調べと法的主張の応酬が行われ、判決が出るまでに1年以上の期間を要することも珍しくありません。判決で支払いが命じられれば、強制執行の対象となります。また、付加金の支払いを命じられるリスクも高まります。残業代を請求された事案が訴訟まで発展することは、企業にとって最大の負担となるため、可能な限りそれ以前の段階で解決を図ることが重要です。

残業代請求への対応を弁護士に依頼するメリット

残業代を請求された経営者の中には、「弁護士費用がもったいないから自分で対応しよう」と考える方もいらっしゃいます。しかし、労働法分野は極めて専門性が高く、専門知識を持たないまま対応することは非常に危険です。相手方に弁護士がついている場合、知識の差は歴然としており、圧倒的に不利な条件で押し切られてしまう可能性が高くなります。
残業代を請求された段階で、企業法務に強い弁護士に依頼することは、単なる「代行」以上の価値をもたらします。弁護士は、法律のプロフェッショナルとして、企業の利益を最大化し、リスクを最小化するための戦略を立案・実行します。ここでは、残業代を請求された企業が弁護士に対応を依頼することで得られる3つの大きなメリットについて解説します。

１．請求の妥当性を正確に判断し、減額の可能性を探れる

弁護士に依頼する最大のメリットは、請求額の適正な査定ができる点です。
前述したように、従業員側からの請求額は、独自の計算に基づき過大になっていることが一般的です。弁護士は、固定残業代の有効性、労働時間の該当性、時効の適用などを法的に緻密に分析し、本来支払うべき正当な金額を算出します。その結果、当初数百万単位で残業代を請求された事案であっても、大幅な減額に成功するケースは少なくありません。弁護士費用を差し引いても、経済的なメリットが出る可能性が十分にあります。

２．従業員側との交渉窓口を任せ、業務への支障を防ぐ

経営者や担当者が、直接従業員や相手方弁護士と交渉を行うことは、精神的に大きな負担となります。また、交渉に時間を取られ、本業がおろそかになってしまっては本末転倒です。
弁護士に依頼すれば、すべての交渉窓口を弁護士に一本化できます。企業側に直接連絡が来ることを防ぎ、経営者や従業員は日常業務に専念することができます。残業代を請求されたというストレスから解放され、冷静な経営判断を維持するためにも、交渉のプロである弁護士の活用は有効です。

３．将来的な労務トラブルを防ぐための規定整備ができる

残業代請求への対応をきっかけに、自社の就業規則や賃金規定の不備を見直し、将来のリスクを摘むことができます。弁護士は、今回の紛争対応だけでなく、再発防止策としての労務環境の整備についてもアドバイスを行います。
例えば、固定残業代規定の書き換えや、勤怠管理方法の見直しなどを行うことで、今後同様に残業代を請求されたとしても、会社を守れる体制を構築できます。単発のトラブル解決にとどまらず、強い組織作りをサポートできる点も、弁護士に依頼する大きな意義です。

残業代請求でお困りの方は当事務所へご相談ください。

当事務所は、企業法務・労務問題に特化し、数多くの残業代請求事件を解決に導いてきた実績があります。

「請求額が妥当なのか分からない」

「内容証明郵便が届いてどうすればいいか困っている」

「従業員との交渉を任せたい」

こうしたお悩みをお持ちの経営者様、担当者様は、まずは法的な労務管理の専門家の労働弁護士である我々にご相談ください。
貴社を守るために、私たちが全力でサポートいたします。お問い合わせをお待ちしております。