テレワーク(在宅勤務)で行うべき規則制定と労務管理

弁護士法人戸田労務経営の所長弁護士の戸田です。

新型コロナウイルスの影響が大きく、時差出勤やテレワークの活用が叫ばれていますね。

いずれも東京オリンピックに向けての導入が推奨されていた制度ですが、このような形で前倒しになるとは予想外でした。

今回、テレワークの導入についてのご相談が多いため、導入に際して気を付けるべき基本的な労務管理をまとめてみました。

中小企業であっても、IT 企業を始めとして導入が検討できる企業もありますので、参考になれば幸いです。

1 テレワーク実施のために必要な規定

 テレワークを実施するためには、最低限以下の規定が必要と言われていますので、まずは就業規則の整備を検討してください。

 もちろん、今回の新型コロナウイルス蔓延の際に、各従業員の事実上の同意を取って導入することはあり得るかと思います。

 ただ、その場合であっても、可能な限りのルール作りをして、従業員の方との協議をしておくのが重要かと思います。

 

① 在宅勤務を命じることができる定め

 従業員に対してテレワークするよう、在宅勤務命令を行うための根拠規定です。

 テレワーク(在宅勤務)について、中には抵抗がある従業員の方もいらっしゃる可能性がありますので、一律にテレワークを実施するにはこうした根拠規定を作ることが望ましいです。

 

② テレワーク(在宅勤務)用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関しての定め

 在社勤務での就業時間と全く同じであれば必要ありませんが、在宅勤務特有の労働時間を設定するのであれば、労働時間・休憩時間を定める必要があります。

 テレワーク(在宅勤務)は、労働時間が曖昧になると管理ができませんので、始業時間・終業時間は何時かを明記して定めるべきでしょう。

 特に、通常変形労働時間制やシフト制を採用している企業については、別途始業・終業時間を決めた方がよいですね。

 

③ 通信費の負担に関しての定め

 費用負担は決めておく必要があります。

 テレワーク(在宅勤務)の場合、パソコンやスマホは会社から貸与することが多いですが、この場合の費用負担は全額会社とするのが通常です。

 その他のブロードバンド回線の基本料や通信費等の負担は、個人使用との線引きが難しいので全額会社負担とする必要はありません。

 いずれにしても、こうした費用負担を従業員にさせる場合は就業規則への定めは必須です。

 

④ 社内教育・研修についての定め

 テレワークを実施する前段階では、業務の仕方や報告方法等を含めた研修を実施するのが望ましいと言われます。

 社内教育や研修実施について定めておくのがよいでしょう。

 

⑤ 業績評価、人事管理について(要検討)

 出社する従業員とは異なる業績評価・人事評価をするのであれば、あらかじめその基準を決めておくことが無難です。

 

2 規定方法

 就業規則の中に条項を入れる方法でも、就業規則とは別建てのテレワーク勤務規程(在宅勤務規程/サテライトオフィス勤務規程等)を新設する方法でもよいです。

 

3 テレワークでの労働時間管理

 導入に当たって問題となるのは労働時間管理です。「テレワークを導入したいけど、家で勝手な勤務をされても困る・・・」等という声が多いところです。

 この労働時間管理がルーズですと、結局仕事をしないでダラダラ一日過ごして終わり、という事態にもなりかねません。

 テレワークは性善説を前提にしている、という意見も耳にしますが、まずは企業としてできる限りの労働時間管理を行うことが大前提です。

 

① 始業・終業時間の管理

 まず、報告方法と記録方法についてのルール化はかなり重要です。

 これについては導入のしやすさだけでなく、管理・運用のしやすいものを検討しなければなりません。

 ・電子メール

 企業で最もよく使われているのは電子メールと言われています。全員が使い慣れたツールという意味では導入は早そうですね。

 ・電話

 シンプルに電話でもよいですが、記録の手間がかかることと在宅勤務者が多い場合には使いにくいのがデメリットです。

 ・チャット等(LINE、チャットワーク、スラック等)

 いわゆるグループチャットも有効かと思います。在宅勤務用のグループを作っておいて、そのグループに投稿する方法です。

 最近はLINEを企業内の連絡に使っている企業も増えていますし、多くの従業員が利用していることからすれば、導入しやすいツールですね。

 ただ、ビジネス向けのチャットツールとしては、チャットワーク(Chatwork)やスラック(Slack)も便利です。

 ・スケジュール・勤怠管理ツールの利用

 各自が直接入力する形を取ることができるので、大人数でも管理しやすく、入力内容をわざわざ管理としては最も簡便です。

 様々な勤怠管理システムがあります。

 費用が許せばテレワークに対応したシステム導入は是非検討したいですね。

 

 ② 業務時間中の在席・離席確認

 自宅で育児を行っている従業員等、業務の中断があり得ます。休憩時間の運用も必要です。

 業務中断についての運用ルールを定めておくことが必要です。

 たとえば、労務管理ツールで休憩記録をする、その他離席時点、戻ってきた各時点でメール・チャットで連絡する方法等です。

 

 ③ 業務内容の管理

 いわゆる日報等の作成をさせることですね。

 ダラダラ勤務を防止するためには、労働時間の管理にも関連するところかと思いますが、業務については時間割のような形で内容の記録をさせることも検討しなければなりません。

 労務管理ツールで、業務内容や成果を記録できるものもあるようなので、検討してみるとよいかと思います。

 

4 テレワークの導入等の働き方改革についてはご相談ください

 テレワーク(在宅勤務)については、費用面や上記労務管理について色々ハードルがあるのが現状です。

 ただ、今回の新型コロナウイルスの影響から、導入に踏み切る企業も多くなっています。

 適正な労務管理についてのルールと制度設計を前提に、その運用をしっかりと行っていけば、新しい勤務形態を作り出すことができるかもしれません。

 弁護士法人戸田労務経営は、こうした働き方改革に関するご相談も数多く扱っております。

 いつでもご相談下さい。

 

 

 

 

 

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